A la reunión asistió el cuerpo de Bomberos, Policía Nacional, Gerente del Hospital Hernando Quintero Blanco, representantes de la empresa de agua, Personería Municipal, representantes de la Fundación Festival Pedazo de Acordeón, Secretaría de Salud y Gobierno Municipal.
Con este plan se busca mejorar la seguridad para contrarrestar posibles delitos que puedan presentarse en este evento, para el cual el presidente de la República Iván Duque, delegó para la asistencia al viceministro del Interior Juan Manuel Daza, quien acompañará a la delegación encabezada por Carlos Vives, artista que contribuyó a exaltar por todo el mundo los cantos del juglar.
Este evento tendrá una variada programación que incluye conversatorios, presentaciones folclóricas y musicales.